Le procedure stabilite dalla normativa vigente (circolari della Direzione generale archivi n. 33 del 7 settembre 2017, n. 39 del 29 settembre 2017 e il D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42) sono rispettivamente la comunicazione del proposito di pubblicare e il rilascio dell'autorizzazione alla pubblicazione.
Comunicazione del proposito di pubblicare
Gli interessati alle pubblicazioni realizzate non a fini di lucro che abbiano le seguenti caratteristiche:
- se cartacee abbiano una tiratura inferiore alle duemila copie e prezzo di copertina non superiore a 70 euro;
- se periodiche abbiano natura scientifica;
- se online siano pubblicazioni che perseguano finalità scientifiche o pedagogiche, non beneficino di inserzioni pubblicitarie o commerciali e non siano soggette ad accesso a pagamento;
dovranno scaricare dall'apposita sezione, compilare e inviare all’Istituto la comunicazione del proposito di pubblicare l’immagine, fermo restando comunque l’obbligo di citare la fonte e di consegnare almeno una copia analogica o digitale dell’elaborato e una copia della riproduzione.
È fatto obbligo di riportare nella pubblicazione:
- la segnatura esatta del documento;
- la menzione “su concessione del Ministero della Cultura”.
La comunicazione correttamente compilata sostituisce dunque l’atto di concessione e non necessita di alcuna risposta da parte dell’Istituto. Comunicazione del proposito di pubblicare
Rilascio dell'autorizzazione alla pubblicazione
In tutti gli altri casi, la pubblicazione in fotoriproduzione di documenti conservati dall’Archivio di Stato è soggetta a concessione d’uso da parte del Ministero della Cultura.
L’istanza, Richiesta autorizzazione a pubblicare, volta ad ottenere la concessione va compilata adottando l’apposito modulo, scaricabile dalla sezione apposita, corredato da una marca da bollo da 16 euro; le amministrazioni dello Stato, gli enti pubblici locali e le onlus sono esenti dall’imposta di bollo.
Il direttore dell'Istituto provvederà al rilascio dell'autorizzazione per la quale occorre un'ulteriore marca da bollo di 16 euro.
È fatto l'obbligo per il richiedente del pagamento dei diritti di pubblicazione, pari a tre volte la tariffa di rilascio della fotoriproduzione.
